Wiedza od ręki

Czy można wklejać dane klientów do ChatGPT? RODO w praktyce małej firmy

Wiedza od ręki, . Czas czytania: ok. 2 min.

Narzędzia AI przyjmą każdy tekst, ale za dane klientów odpowiadasz Ty. Dobra wiadomość: prawie każde zadanie da się wykonać bez wklejania danych osobowych, a efekt jest tak samo dobry.

Najprostsza zasada

Wklejaj do AI tylko to, co mógłbyś bez obaw przeczytać na głos obcej osobie w poczekalni. To, co wpisujesz do publicznego narzędzia AI, trafia na serwery firmy, która je udostępnia. Zależnie od narzędzia i ustawień rozmowy mogą być przechowywane, a czasem używane do ulepszania modeli.

Czego nie wklejać nigdy

  • haseł, kodów dostępu i danych logowania – także „tylko na chwilę”,
  • numerów kart płatniczych i pełnych danych do przelewów,
  • danych osobowych klientów: imion i nazwisk z adresami, numerów PESEL i dowodów, telefonów, informacji o zdrowiu,
  • dokumentów poufnych: umów z klauzulą poufności czy tajemnic firmowych Twoich klientów.

Dane zastępcze: tak samo dobry wynik, zero ryzyka

Zamiast „Jan Kowalski, ul. Lipowa 5, tel. 600…” napisz „klient, [ADRES]”. Zamiast całej umowy wklej jeden niezrozumiały paragraf bez nazw stron. AI odpowie równie dobrze, a prawdziwe dane uzupełnisz sam w poczcie albo dokumencie.

Zapamiętaj jedno zdanie: AI potrzebuje sprawy, nie człowieka. Do odpowiedzi na reklamację wystarczy opis problemu – nazwisko klienta nie poprawi tekstu, a może narobić kłopotów.

RODO: co to znaczy dla właściciela małej firmy

Jeśli prowadzisz firmę i masz dane klientów, w rozumieniu RODO jesteś ich administratorem. Wklejenie takich danych do narzędzia AI to przekazanie ich innej firmie, często poza Polskę i Unię Europejską. Takie przekazanie wymaga podstawy prawnej, a często także umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcą. Darmowe, konsumenckie wersje narzędzi zwykle nie są do tego przeznaczone.

Dlatego najbezpieczniejsze rozwiązanie jest też najprostsze: nie wklejaj danych osobowych klientów w ogóle. RODO nazywa to minimalizacją danych – używasz tylko tych, które są naprawdę potrzebne.

Uważaj na „ukryte” dane

  • Wklejając całego maila, wklejasz też podpis z telefonem i stopkę z adresem.
  • Wgrywając zrzut ekranu albo zdjęcie dokumentu, wgrywasz wszystko, co na nim widać.
  • Łącząc AI z pocztą czy kalendarzem, dajesz narzędziu dostęp do danych klientów zapisanych w tych programach.

Przed wklejeniem przejrzyj tekst i usuń to, co zbędne.

Sprawdź ustawienia prywatności

W ustawieniach większości narzędzi znajdziesz opcje dotyczące tego, czy rozmowy mogą być używane do ulepszania modelu, jak długo są przechowywane i jak je usunąć. Nazwy tych opcji różnią się i zmieniają, więc najprościej zajrzeć do sekcji „prywatność” albo „dane”. To pięć minut, które warto poświęcić raz.

A jeśli chcesz pracować na prawdziwych danych?

Niektórzy dostawcy oferują wersje biznesowe z innymi warunkami przetwarzania i możliwością zawarcia umowy powierzenia. Jeśli rozważasz takie rozwiązanie, przeczytaj warunki, a najlepiej skonsultuj się ze specjalistą od ochrony danych. Ten artykuł nie jest poradą prawną.